ANALISIS Y RECOPILACION DE DOCUMENTOS

El analista de sistemas busca hechos y cifras, es decir, datos relevantes. Es muy importante que el analista pregunte por quien fueron producidos originalmente los documentos y porque han sido conservados, es decir, que se necesita comprender el papel del documento en las necesidades de la organización.

Tipos de datos impresos

El analista necesita examinar los datos impresos, tanto cuantitativa como cualitativamente, para ensamblar una imagen precisa.

Análisis de documentos cuantitativos: Se dispone de una variedad de documentos cuantitativos para su interpretación en cualquier negocio. Estos incluyen reportes usados para la toma de decisiones, reportes de desempeño y diversas formas. Todos estos documentos tienen un objetivo específico y una audiencia hacia la que están dirigidos.

• Reportes usados para la toma de decisiones: Un analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que son usados para el desempeño del negocio. Estos documentos son frecuentemente reportes en papel con relación al estado del inventario, las ventas o la producción, estos sirven como retroalimentación para una acción rápida.
• Reportes de desempeño: Toman la forma general de desempeño actual contra el programado. Una función importante de los reportes de desempeño es valorar el tamaño de la diferencia entre el desempeño actual y el pretendido.
• Registros: Los registros proporcionan actualizaciones periódicas de lo que esta sucediendo en el negocio. Si el registro es actualizado en forma periódica por un registrador cuidadoso, puede proporcionar mucha información al analista.
• Formas para capturar datos: Las formas en blanco, junto con sus instrucciones para ser llenadas y distribuidas, pueden ser comparadas con las formas que han sido llenadas para ver si cualquier concepto de datos es permanente dejado en blanco en las formas, si las personas que se supone deben recibir las formas, de hecho las obtienen, y si siguen procedimientos estándares para el uso, almacenamiento y eliminación de ellas.

Análisis de documentos cualitativos: Aunque los documentos cualitativos tal vez no sigan una forma predeterminada, el análisis de ellos es critico para la comprensión de la manera en que los miembros de la organización engranan en el proceso de la organización. Los documentos cualitativos incluyen memorandums, consignas en tableros de noticias y en áreas de trabajo, manuales de procedimientos y manuales de política.

• Memorandums: Siempre que sea posible, el analista debe muestrear los memorandums que se envían en el interior del negocio. El analista debe considerar quien envía los memorandums y quien los recibe. Los memorandums revelan un dialogo vivo y continuo en la organización. El análisis del contenido de los memorandums proporcionara una idea clara de los valores, actitudes y creencias de los miembros de la organización.
• Consignas en un tablero de noticias o en áreas de trabajo: Aunque loas consignas pueden parecer incidentales a lo que esta sucediendo en la organización, sirven como reforzadores sutiles de los valores de quienes los leen. También es instructivo notar hacia quien están dirigidas las consignas y encontrar por medio de entrevistas si los miembros de la organización son responsables para actuar sobre la información mostrada.
• Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales organizacionales, incluyendo los manuales para los procedimientos de operación de computadora. Debemos recordar que los manuales son el “ideal”, la forma en que se espera que se comporten las maquinas y personas. La examinación sistemática de manuales le dará una imagen de la forma en que las cosas debieran pasar.
• Manuales de política: Estos documentos cubren típicamente áreas amplias del comportamiento de los empleados y la compañía, se pude estar relacionado primariamente con aquellos que establecen políticas acerca de servicios, uso, acceso y cambios relativos a computación. Las políticas son grandes lineamientos que hablan sobre la manera en que deben comportarse los miembros por si mismos para lograr objetivos estratégicos.

El analista de sistemas también puede tomar decisiones con base en un enfoque estructural llamado muestreo.

Muestreo: Es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando estos elementos seleccionados son examinados de cerca, se supone que el análisis revelará información útil acerca de la población como un todo.

Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar, o personas representativas a entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Estas son algunas de ellas:

• Los costos contenidos
• La agilización de la recolección de datos
• La mejora de la efectividad
• La reducción de la ascendencia

El muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en vez de todos los datos de la población completa. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que si se obtuviera información mas precisa.

Diseño del muestreo: Los cuatro pasos que debe seguir un analista de sistemas para diseñar una buena muestra son:

1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos
2. Determinar la población a ser muestreada
3. Seleccionar el tipo de muestra
4. Decidir el tamaño de muestra